Bedrijfsfeesten & familiedagen
Een bedrijfsfamiliedag brengt collega’s en hun gezinnen samen. Een goed programma biedt ruimte om te ontmoeten én om iets te doen. Begin bij je gasten, de locatie en het doel van de dag. Daarna kies je de activiteiten die daarbij passen.
Begin met het doel en je gasten
Wil je collega’s uit verschillende afdelingen laten kennismaken, gezinnen welkom heten of een jubileum vieren? Kies één duidelijk uitgangspunt. Dat helpt bij beslissingen over programma, aankleding en entertainment.
Maak vervolgens een inschatting van volwassenen en kinderen, verdeeld naar leeftijd. Vraag bij de aanmelding naar praktische behoeften die relevant zijn voor deelname. Een middag voor jonge gezinnen vraagt om een andere opzet dan een dag met vooral volwassenen.
Kies een locatie met ruimte voor ontmoeten
Bekijk waar mensen aankomen, waar ze zitten en hoe ze tussen activiteiten lopen. Reserveer rustige plekken voor gesprekken en houd de routes overzichtelijk. Breng ook stroompunten, toiletten en de mogelijkheden bij slecht weer in kaart.
Maak een eenvoudige plattegrond voordat je artikelen kiest. Noteer de beschikbare ruimte per activiteit en stem de opstelling af met de locatie. Betrek degene die de levering ontvangt vroeg bij het plan.
Maak een programma voor verschillende leeftijden
Een combinatie van vrij spelen, gezamenlijke momenten en korte activiteiten geeft structuur. Bekijk voor kinderen de springkussens en voor teams de zeskamp spellen. Stem geschiktheid en begeleiding altijd af op de deelnemers.
Met entertainers kun je een ontvangstmoment of een onderdeel van de middag invullen. Houd tussen programmaonderdelen tijd over om elkaar te spreken; de dag hoeft niet van minuut tot minuut vol te zitten.
Verdeel het budget over de hele dag
Denk naast de huur van attracties aan catering, transport, eventuele opbouw, begeleiding en inrichting. Bekijk ook horeca, machines en meubilair. Vraag in een voorstel duidelijk te benoemen welke onderdelen zijn inbegrepen.
Maak een lijst met noodzakelijke onderdelen en extra wensen. Daarmee kun je binnen je budget kiezen zonder steeds aan het basisplan te sleutelen. Houd ook rekening met benodigde voorbereidingstijd en de beschikbaarheid van de locatie.
Spreek af wie waarvoor verantwoordelijk is
Wijs één contactpersoon aan voor leveranciers en maak afspraken over ontvangst, opbouw en afbouw. Leg vast wie toezicht of begeleiding verzorgt en wie aanspreekpunt is tijdens de dag. Gebruik voor attracties de productgebonden instructies als uitgangspunt.
De Koff kan meedenken over de combinatie van verhuur, entertainment en begeleiding. Geef je datum, locatie, gastenverdeling en budgetindicatie door. Zo kunnen we een voorstel maken dat past bij jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik doorgeven voor een voorstel?
De datum, locatie, het verwachte aantal volwassenen en kinderen, de gewenste sfeer en een budgetindicatie helpen ons om gericht mee te denken.
Kunnen jullie ook begeleiding verzorgen?
Begeleiding is in overleg mogelijk. Spreek vooraf af welke onderdelen worden begeleid, gedurende welke tijden en tegen welke kosten.
Moeten alle gasten aan dezelfde activiteit meedoen?
Dat hoeft niet. Een mix van vrije activiteiten en gezamenlijke momenten geeft gasten de ruimte om op hun eigen manier deel te nemen.
